Etats des lieux et solutions
Les études d'organisation que nous réalisons depuis une dizaine d'années dans les secrétariats médicaux, nous ont permis de mettre en évidence des "bouffes temps" d'origines diverses.
L'organisation générale de l'établissement peut être chronophage
L'organisation et les comportements humains sont assez souvent chronophages
L'organisation du secrétariat médical et ses méthodes de travail peuvent aussi être chronophages
Un essai d'explication
En effet, l'activité des secrétariats est inscrite dans une structure générale d'organisation et un environnement humain.
Propre à un service, un pôle d'activité, l'activité du secrétariat médical est envers et contre tout empreinte de " transversalité ". Marquée par la discipline ou la spécialité du service, elle est soumise aux flux qui le traversent : flux et rythme de travail des médecins, flux d'activité programmée ou non, flux d'informations médicales et administratives, flux de patients, de visiteurs, flux de soignants….
La mise en réseau de soins, la création d'association permettant de promouvoir et de soutenir l'activité d'un service, l'organisation de l'hospitalisation de jour ont accentué ces flux et la charge de travail afférente, et ne pourront donc rester indéfiniment informelles.
La mise en place de la tarification à l'activité a généré de nouveaux flux d'informations avec une incidence directe sur le financement des établissements de santé. L'exigence d'enregistrement en temps réel de données exhaustives et fiables de l'activité médicale, a augmenté la pression sur les personnels des secrétariats, qui par ailleurs, se sont trouvés dépossédés d'une tâche qui leur permettait de valoriser leur contribution aux performances de leur service.
Le développement de l'activité libérale des praticiens hospitaliers a eu quelques répercussions sur l'activité des secrétariats.
Par ailleurs, la mise en place depuis quelques années du dossier médical informatisé, a reposé en grande partie sur le personnel des secrétariats.
Quelques ébauches de solutions
Tout changement ayant une répercussion sur le fonctionnement des secrétariats médicaux doit être anticipé, et soigneusement préparé non seulement au niveau des secrétaires, mais aussi de l'ensemble des acteurs qui les entourent.
La préparation de ce changement implique en amont le décryptage des logiques de fonctionnement, l'information sensibilisation aux enjeux, la formation-entrainement aux méthodes et outils, le soutien de la motivation, l'accompagnement et le suivi permettant l'appropriation.
La prise en compte du temps d'apprentissage est incontournable ; une prévision réaliste du délai d'intégration aux pratiques quotidiennes et à l'atteinte du rythme de croisière, une nécessité.
Dans la recherche d'efficience, vitesse n'est pas précipitation.
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Marie-Thérèse EL KHAZEN, Directeur d'études
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Y a t-il des chronophages dans l'air des secrétariats médicaux ? 
